Що зазначають у відомості оперативного обліку
Відомість оперативного обліку ведеться відповідно до вимог Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 р. № 1487 (далі — Порядок № 1487), за формою, наведеною в додатку 12 до цього Порядку.
Насамперед у неї вносять загальну кількість призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які перебувають на персональному військовому обліку, за відповідними групами. Тобто кадровику недостатньо просто перенести цифри з попередньої відомості. Перед її заповненням потрібно перевірити, чи відповідають зазначені показники фактичному стану військового обліку на підприємстві. Для цього варто:
- підрахувати кількість осіб за кожною групою відповідно до списків персонального військового обліку;
- перевірити, чи всі працівники, які повинні перебувати на військовому обліку, включені до відповідних списків;
- врахувати зміни, що відбулися після попереднього складання відомості, — прийняття, звільнення, зміни військово-облікових даних, взяття або зняття з військового обліку;
- звірити підсумкові цифри з даними списків персонального військового обліку;
- у разі виявлення розбіжностей спочатку з’ясувати їх причину та привести військовий облік у відповідність.
Звідки брати дані для заповнення відомості
Головне правило — не заповнювати відомість зі слів або приблизними цифрами. Джерелом інформації є насамперед списки персонального військового обліку. Наприклад, якщо у списку обліковується 35 військовозобов’язаних, саме ця кількість має бути вказана у відповідній графі відомості оперативного обліку.
При цьому слід пам’ятати: відомість оперативного обліку і списки персонального військового обліку — це не два незалежних документи. Показники відомості повинні відповідати актуальному стану персонального військового обліку.
Кадровики часто припускаються помилки: у відомості зазначають одну кількість працівників, а у списках персонального військового обліку після останньої зміни залишаються інші дані. Наприклад, працівника звільнили, але зі списку його ще не виключили. Або нового працівника прийняли, проте ще не внесли до відповідного списку.
У такій ситуації не варто просто виправляти цифру у відомості. Спочатку потрібно оновити дані в списках персонального військового обліку, зберегти копії документів, що підтверджують відповідну зміну, і лише після цього внести правильні показники до відомості.
Що перевірити перед поданням або звірянням відомості
Перед тим як відомість буде подана чи використана під час звіряння з даними ТЦК та СП, рекомендуємо дотриматися короткого контрольного алгоритму: списки персонального військового обліку → фактична кількість працівників → військово-облікові документи → зміни за останній період → підсумкові цифри у відомості.
Якщо всі ці дані узгоджуються між собою, ризик виявлення розбіжностей під час перевірки значно менший. Після того як визначено загальну кількість військовозобов’язаних і окремо підраховано заброньованих, не варто одразу вважати відомість готовою. Наступний крок — перевірити, чи відповідають вказані в ній цифри актуальним даним списків персонального військового обліку.
Перевірити потрібно не лише загальну кількість працівників, а й те, чи правильно вони розподілені за відповідними групами. Наприклад, якщо в списках персонального військового обліку обліковується 48 військовозобов’язаних, а у відомості зазначено 47, потрібно з’ясувати причину розбіжності. Це може бути працівник, якого не внесли до списку після прийняття на роботу, звільнений працівник, якого своєчасно не виключили, або зміна військово-облікових даних, яку ще не відобразили в облікових документах.
Окремо перевіряється і кількість заброньованих. Тут важливо, щоб у відомості та списках персонального військового обліку однаково відображався актуальний статус працівника як заброньованого, незалежно від того, яким підприємством було оформлено його бронювання. Тому перед завершенням роботи над відомістю варто пройти таку перевірку: відомість оперативного обліку → списки персонального військового обліку → військово-облікові документи → підтвердження бронювання → фактичний склад працівників.
Якщо всі показники між собою узгоджуються, відомість відображає актуальний стан військового обліку на підприємстві. Якщо ж виявлено розбіжність — спочатку з’ясовуємо її причину й оновлюємо дані військового обліку, а вже потім формуємо остаточні показники відомості.
Як діяти, якщо дані не збігаються
Якщо під час перевірки виявили розбіжність між даними відомості оперативного обліку та списків персонального військового обліку, не варто просто виправляти цифру у відомості. Спочатку потрібно встановити причину розбіжності.
Алгоритм дій такий:
- Визначаємо, у яких даних розбіжність — порівнюємо кількість працівників у відомості зі списками персонального військового обліку й з’ясовуємо, за якою саме категорією виникла невідповідність.
- Знаходимо працівника або працівників, через яких виникла розбіжність, — перевіряємо прийняття та звільнення працівників, переведення, зміни військово-облікових даних, взяття або зняття з військового обліку, а також зміну статусу бронювання.
- Перевіряємо підтвердні документи — залежно від ситуації це можуть бути наказ про прийняття або звільнення, військово-обліковий документ, повідомлення про зміну облікових даних, інформація про надану відстрочку або інші документи, на підставі яких змінюються дані військового обліку.
- Вносимо необхідні зміни до списків персонального військового обліку — якщо причина розбіжності підтвердилася, спочатку актуалізуємо відповідні записи у списках персонального військового обліку та інших документах військового обліку.
- Повторно перераховуємо показники — після внесення змін перевіряємо загальну кількість військовозобов’язаних і кількість заброньованих.
- Заповнюємо або виправляємо відомість оперативного обліку — до відомості вносимо вже актуальні показники, які відповідають стану персонального військового обліку.
- Фіксуємо проведену перевірку — якщо розбіжність була суттєвою або потребувала додаткового підтвердження, доцільно зберегти документи, на підставі яких були внесені зміни, щоб в разі перевірки можна було пояснити походження відповідних показників.
Головне правило: спочатку встановлюємо й документально підтверджуємо причину розбіжності, потім актуалізуємо списки персонального військового обліку і лише після цього вносимо остаточні показники у відомість оперативного обліку.
Наприклад, на підприємстві станом на дату складання відомості оперативного обліку на військовому обліку перебувають:
- 6 призовників;
- 160 військовозобов’язаних;
- 3 резервісти.
Зверніть увагу: у відомості оперативного обліку резервісти окремо не додаються до кількості військовозобов’язаних. У формі додатка 12 до Порядку № 1487 вони враховуються у складі військовозобов’язаних. Тому якщо на підприємстві 160 військовозобов’язаних, з яких 3 є резервістами, у графі «Усього» рядка 1 зазначаємо 160, а не 163.
Серед 160 військовозобов’язаних 25 мають чинне бронювання. При цьому один із цих працівників має бронювання, оформлене не цим підприємством, а іншим роботодавцем. Однак на дату складання відомості його статус як заброньованого є чинним, тому під час визначення фактичної кількості заброньованих його також враховуємо. Тому під час перевірки правильності заповнення відомості потрібно розрізняти два показники:
- загальну кількість заброньованих працівників підприємства;
- кількість працівників, заброньованих саме цим підприємством.
Перший показник характеризує фактичний стан військового обліку працівників, другий використовується для оцінювання результатів бронювання та відповідної квоти підприємства.
Тобто принцип простий: спочатку встановлюємо фактичний склад і статус працівників, потім звіряємо списки персонального військового обліку і лише після цього переносимо підсумкові цифри до відомості.
Висновок
Відомість оперативного обліку заповнюють на підставі актуальних даних персонального військового обліку, а не формально переносять показники з попереднього документа. Тому перед її складанням кадровику варто спочатку оновити дані в списках персонального військового обліку, перевірити їх відповідність військово-обліковим документам працівників і лише після цього вказувати підсумкові показники у відомості.
Людмила ПОЛІЩУК
головна редакторка журналу «Кадровик України»