Відповідно до п. 72 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 р. № 1487, державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації щороку до 1 лютого на підставі звітів, результатів вжитих заходів та перевірок стану військового обліку в минулому році відповідно до компетенції видають накази (розпорядження) про стан військового обліку за минулий рік та завдання на наступний.
Зразок наказу див. тут.
Зверніть увагу, що державні органи щороку до 10 лютого подають витяг з наказу (розпорядження) про стан військового обліку за минулий рік та завдання на наступний до Генерального штабу Збройних сил України.